Erfolgreiche Teamarbeit ohne „doppelten Boden“ - kein Problem. Aber „ohne Netz“? Das dürfte heute bei einer Vielzahl von Berufen kaum mehr funktionieren. Der Zugang zum Internet ist zum „Handwerkszeug“ für jeden Wissensarbeiter und die meisten Angestellten geworden.

Ohne das Netz findet nur noch selten ein umfassender Austausch von Informationen statt. Und Informationen sind - neben der Mobilität - zum Charakteristikum moderner Gesellschaften geworden. Dass Mobilität und der Anspruch, Wissen jederzeit und überall austauschen zu können, nicht im Widerspruch zueinander stehen, verdanken wir vor allem der Leistung der Informations- und Kommunikationstechnologien (IUK). Und deren Leistungsfähigkeit wird weiter wachsen: Eine aktuelle Studie der Deutschen Telekom über das „Digitale Leben“ prognostiziert deutlich ansteigende Nutzungsarten im Bereich Mobiltelefonie, UMTS und Breitband. Wissenschaftler wie der IUK-Experte Professor Ingo Wolff sprechen davon, dass uns der Datenaustausch im Internet in jährliche Dimensionen „katapultiert“, die sich im Peta-Byte-Bereich abspielen. Das wären „zehn hoch 15“ Bytes - eine Zahl mit 15 Nullen. Die Grundstruktur zum Informationsaustausch trotz Mobilität ist also vorhanden. Im Privatleben ebenso wie - vor allem - im Beruf. Doch nutzen wir die Ressourcen richtig? Wie können die Mitarbeiter an einem Projekt am sinnvollsten zusammenarbeiten, wenn sie sich an unterschiedlichen Orten aufhalten? Welche unterschiedlichen Ansätze für die virtuelle Teamarbeit gibt es, und wie wird sich in Zukunft das vernetzte Arbeiten entwickeln?

„Jam“. Dieser Begriff hat sich in den vergangenen zehn Jahren zu einem wichtigen Teil der Konzernstrategie von IBM entwickelt. In der Regel über einen Zeitraum von drei Tagen treffen sich hier Mitarbeiter und manchmal sogar Kunden von „Big Blue“, um sich beispielsweise über „Zehn dringende Herausforderungen und Best Practice-Lösungen“ auszutauschen, Unternehmenswerte zu analysieren oder zu diskutieren, wie neue Technologien und globales Know-how kombiniert werden können, um neue Marktchancen zu generieren. Das Besondere: diese Treffen finden ausschließlich virtuell statt. Im Schnitt beteiligen sich rund 50.000 Mitarbeiter aus Dutzenden von Ländern an diesen Online-Brainstormings. So wie bei IBM sind Online-Treffen, virtuelle und softwaregestützte Teamräume oder spezielle Applikationen, um gezielt auf Daten zugreifen zu können, häufig Standard in großen und gelegentlich auch kleineren Unternehmen. Das hat seine Gründe: Ideen gewinnen in der Regel eine neue Schlagkraft, wenn Wissen und Informationen „zirkulieren“. Um interessante Ansätze schneller und gezielter finden zu können, müssen sich Forscher, Produktentwickler, Strategen, Marketingfachleute oder Vertriebsmanager, die an einem Projekt beteiligt sind, auf einer gemeinsamen Informationsbasis bewegen und sich möglichst ohne lokale oder technische Barrieren miteinander austauschen können. Eine leistungsfähige und zuverlässige Informations- und Telekommunikationstechnik, die einen schnellen, nahtlosen und uneingeschränkten Austausch ermöglicht, trägt also signifikant zu effizienten, produktiven Geschäftsabläufen bei: Vernetzt arbeiten heißt besser arbeiten.

Die Geschwindigkeit und die Qualität der Kommunikation zwischen allen Beteiligten prägen dabei entscheidend die Abläufe eines Unternehmens und damit seine Produktivität, seine Wettbewerbs- und Wachstumsperspektive. Ein einfaches Beispiel: Bleibt die Bestellung für die benötigten Vorprodukte zu einer Fertigung an irgendeiner Stelle in der Fertigungskette stecken oder wird sie ungewollt verändert, bringt dies unter Umständen eine ganze Produktion zum Stillstand. Wirtschaftliche Verluste durch unproduktive Arbeitszeiten, Auftragsstornierungen sowie Imageschäden wären dann die Folge. Umgekehrt gewinnt ein Unternehmen, in dem dank reibungsloser Kommunikation die richtigen Informationen zur richtigen Zeit beim richtigen Adressaten sind, viel Zeit und Ressourcen für das Kerngeschäft und kann damit effizienter als die Konkurrenz produzieren. Ein solches Unternehmen stellt seinen Kunden die gewünschten Leistungen zuverlässig zum vorher festgelegten Zielzeitpunkt zur Verfügung und profiliert sich damit als besonders serviceorientierter Anbieter. Vergleichbares gilt auch für den Bereich Design und Konstruktion. Im Projekt „CoSpaces“ haben Forscher eher klassische Methoden der virtuellen Zusammenarbeit durch Möglichkeiten der Augmented Reality erweitert. Neben einer Kollaborationsplattform, auf die Architekten, Designer und Konstrukteure eines Projekts Zugriff haben, um dort aktuelle Dokumente zu hinterlegen und sich auszutauschen, wird es nun möglich, sich anhand der hinterlegten Informationen, beispielsweise auf der Baustelle vor Ort Zusatzinformationen in die gerade betrachtete Realität „einblenden“ zu lassen: Das System erkennt die Blickrichtung und zeigt Ingenieuren - sei es auf dem Bau oder auch in der Automobil- und Flugzeugindustrie - an, wie ein gerade produziertes Objekt im fertigen Zustand aussehen soll.

Außerdem können einzelne Bauteile über einen Minicomputer fokussiert werden. Anschließend lassen sich diese dann auf dessen Bildschirm „anklicken“, um dazu noch weitere Informationen abzurufen. Die Vorteile kollaborativen Arbeitens lassen sich im Wesentlichen in fünf Aspekten zusammenfassen: Zum ersten verbessert sich der persönliche Informationsstand von Managern und Mitarbeitern durch den jederzeit möglichen Zugriff auf alle relevanten Daten und Dokumente und die schnelle Kommunikation mit allen Personen, die am jeweiligen Arbeitsprozess beteiligt sind. Zum zweiten vereinfacht die Integration aller Informations- und Kommunikationskanäle die gesamte Kommunikation mit internen und externen Partnern. Zum dritten erleichtert die nahtlose Einbindung der mobilen Mitarbeiter in den Informationsfluss das Arbeiten von unterwegs. Und zum vierten „verdichtet“ sich die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens und mit Partnern außerhalb der Firma und es kann unter Umständen sogar eine kollektive Identität schaffen. Das wiederrum führt zu verbesserten Arbeitsergebnissen und beschleunigt die Kommunikation zwischen Partnern. Fünftens wird die Fehlerquote beim Austausch von Informationen reduziert, weil Medienbrüche, wie sie beispielsweise bei wiederholter manueller Datenerfassung entstehen, vermieden werden.

Damit auch kleine und mittlere Unternehmen diese Vorteile nutzen können, wurde eine Plattform entwickelt, über die virtuelle „virtuelle Teamarbeit in der Produktentwicklung“ möglich ist - ohne dass KMU beispielsweise komplizierte und kostenintensive serviceorientierte Architekturen implementieren müssen. Genutzt wird dabei die Grundidee eines „Mashup“, mit der Informationen unterschiedlicher Webseiten in eine neue Seite integriert werden können. Mit einem Mashup lassen sich auch unterschiedlichste Applikationen oder auch Projektmanagementund Kommunikationsdienste zusammenfügen. Und das mit vergleichsweise einfachen Mitteln. Projektteams oder Entscheidungsträger auch kleinerer Unternehmen verfügen damit also über eine effektive Möglichkeit, alle relevanten Daten zu überblicken.

Eine andere Idee für eine schnelle und flexible Kollaboration, ist das Nutzen sozialer Netzwerke wie Facebook oder Twitter. Mithilfe einfacher Kurzbotschaften, die unter anderem über mobile Endgeräte versendet werden, erreichen sie in Sekundenbruchteilen all diejenigen, die sich dafür interessieren beziehungsweise den entsprechenden Kanal abonniert haben. Wird ein ähnliches System beispielsweise für Großereignisse eingesetzt, können sich Helfer oder Teilnehmer gegenseitig informieren. Dies aber ist nur eine der Möglichkeiten, die Forscher des Fraunhofer IAO in enger Zusammenarbeit mit Institutionen der Stadt Köln ausgearbeitet haben: In Zukunft soll es Nahverkehrsgesellschaften, Einsatzkräften, Veranstaltern, Fahrgästen und Teilnehmern von etwa Sportereignissen, Stadtfesten oder Kirchentagen möglich sein, über eine spezielle „Plattform“ Informationen bereitzustellen beziehungsweise sich flexibel und schnell gegenseitig zu informieren. Erstmals würden dann alle rund 60 beteiligten Behörden und Betriebe, die an Großereignissen mitarbeiten, über eine einheitliche Datenbank verfügen. Allerdings gibt es auch Krisensituationen, bei denen der Informationsaustausch zwischen verschiedenen Teams durch mobile Endgeräte oder klassische Computer nicht mehr möglich ist. Vor allem Feuerwehren nutzen deshalb eigene, einfache „Systeme“, um sich im Krisenfall verständigen zu können. Muss zur Rettung von Menschen ein brennendes Gebäude betreten werden, orientieren sie sich stets an der rechten Seite. Und um zu signalisieren, dass ein Raum bereits durchsucht wurde und sich dort keine Person aufhält nutzen sie ein Kreidesymbol. In der Praxis hat sich jedoch gezeigt, dass die Navigation in verrauchten und brennenden Gebäuden aufgrund der schlechten Sichtverhältnisse ein großes Problem und für zahlreiche Unfälle unter den Feuerwehrleuten verantwortlich ist. Denn die Einsatzkräfte müssen auf dem Boden kriechen, um sich vor der Hitze zu schützen und sich bei schlechten Sichtbedingungen in Gebäuden zurechtfinden, in denen sie vorher noch nie waren. Weil sie nicht praxistauglich waren, wurden deshalb Ideen, die auf dem Grundprinzip eines Navigationssystems wie im Auto basierten, wieder verworfen. In einem umfangreichen Projekt, das Forscher des Fraunhofer FIT gemeinsam mit Feuerwehren durchgeführt haben, wurden nun spezielle „elektronische Marker“ entwickelt, die bei Feuer und Rauch nicht nur besser sichtbar sind als beispielsweise Kreidezeichen, sondern durch ihre Farbgebung zusätzliche Informationen an nachfolgende Einsatzteams signalisieren.

Andere Systeme der virtuellen Zusammenarbeit setzen deutlich früher an: Etwa bei der Sinneswahrnehmung. So ist auch die ergonomische Qualität von Arbeitsplätzen wesentlich durch die gute Verständigung mithilfe von Sprache definiert. Wie aber lässt sich die Kommunikation über Sprache so verbessern, dass auch Menschen mit (beginnender) Schwerhörigkeit voll in alle wichtigen Prozesse eingebunden werden können? In der Regel vergehen rund zehn Jahre, bis Menschen sich Probleme mit dem Gehör eingestehen und sich ein Hörgerät anpassen lassen. Doch selbst dann wird das Gerät selten getragen, weil es als unbequem empfunden und mit einem gesellschaftlichen Makel assoziiert wird. Mithilfe eines neuen Systems wird es nun möglich, dass zumindest während des Telefonierens kein Hörgerät mehr nötig ist, um seinen Gesprächspartner gut zu verstehen. Dabei wird die Methodik des Hörgeräts in die „Telefonanlage“ „verlegt“. Diese wiederum kann vom Hörgeschädigten individuell auf dessen Bedürfnisse eingestellt und jederzeit nachkonfiguriert werden. Welche Bedeutung ein derartiges System für eine wachsende Zahl von Menschen haben kann zeigt der Umstand, dass heute rund jeder fünfte Mensch im erwerbstätigen Alter nicht (mehr) über seine volle Hörleistung verfügt. Vernetztes Arbeiten bedeutet, dass die Mitglieder, Partner oder auch die Geschäftsführung jederzeit und unabhängig vom Standort für Informationen aller Art erreichbar sind. Die Art und Weise, wie diese Informationen zur Verfügung gestellt werden, lässt sich dabei in zwei grundsätzliche Bereiche unterteilen: zum einen in Systeme, die eher datenbasiert arbeiten. Hier werden Dokumente und andere Daten hinterlegt, so dass die jeweils aktuellste Version von einem anderen Teammitglied abgerufen werden kann. Zum anderen in Systeme, die von audiovisuellen Eindrücken geprägt sind. Der „Klassiker“ dabei sind Videokonferenzsysteme, die mittlerweile zur Standardausrüstung vieler Unternehmen gehören. Zweier- oder Dreierkonferenzen zwischen Personen, die sich an unterschiedlichen Orten aufhalten, sind dabei problemlos möglich. Denn diese sitzen in der Regel direkt vor der Kamera, die über oder neben dem Bildschirm angebracht ist. Nimmt allerdings eine größere Gruppe über eine einzige Kamera, die beispielsweise im Konferenzraum aufgestellt ist, an der Besprechung teil, bieten Standardsysteme lediglich die Möglichkeit, dieses Team als Ganzes aufzuzeichnen. Bei kostspieligen Videokonferenzsystemen ist es deshalb möglich, dass im Raum verteilte Mikrofone den ungefähren Standort des jeweils Sprechenden innerhalb der Gruppe ausmachen und die Kamera auf ihn ausrichten. Nach einem ähnlichen System arbeitet auch „VoiceCam“. Allerdings nutzen die Forscher dafür Algorithmen und weitere Verfahren, die in der Regel nur zwei Mikrofone nötig machen. Videokonferenzen können damit auch spontan und mit vergleichsweise einfachen technischen Mitteln wie über einen Laptop eingerichtet werden. So wird es möglich, auch unterwegs - etwa in einem abgeschlossenen Raum am Flughafen - eine Konferenz einzurichten. Hundertausende von Geschäftsreisenden und Projektteams, die allein während der ersten Tage nach dem Ascheregen durch den Vulkan Eyjafjallajökull auf ihren Abflug warten mussten, hätten das System vermutlich gut gebrauchen können.

Unterm Strich:
85 Prozent Anteil der Deutschen, für die der Umgang mit digitalen Medien zum Bestandteil ihres Lebens geworden ist
36 Millionen Anzahl der Breitbandanschlüsse in Deutschland im Jahr 2015
74 Prozent Anteil der Deutschen, die bei einem Umzug auf Breitbandverfügbarkeit achten
20 Millionen Anzahl der UMTS-Anschlüsse in Deutschland im Jahr 2010
63 Prozent Anteil der Deutschen, die für ihre Arbeit auf das Internet angewiesen sind
81 Prozent Anteil der Wissensarbeiter, die für ihre Arbeit auf das Internet angewiesen sind
60 Prozent Anteil der Deutschen, die sich für die Möglichkeiten von Web-Kollaboration interessieren oder bereits damit arbeiten
62 Prozent Anteil der Deutschen, die auch mobil arbeiten wollen
80 Prozent Anteil der Experten, die das „Arbeiten und Lernen durch das Internet“ sowie virtuelle Kollaboration für ein Wachtumsfeld der Wirtschaft halten

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