Bürowelten haben vielfältige Aufgaben zu erfüllen: Sie müssen Raum für ungestörte Einzelarbeit bieten. Sie müssen die gemeinsame Bearbeitung eines Projekts unterstützen. Und sie müssen für Präsentationen in großer Runde geeignet sein. Intelligente Bürogestaltung kann die Mitarbeiterzufriedenheit und die Arbeitseffizienz erheblich erhöhen. Das Fraunhofer IAO entwickelt mit Unternehmen dafür individuelle Bürokonzepte – zum Beispiel für Tata Consultancy Services oder Lufthansa.

Messeturm Frankfurt, 16. Etage. Eindrucksvoller Blick auf die Skyline der Stadt. Hier treffen sich die Mitarbeiter von Tata Consultancy Services (TCS) zum Lunch und in den Arbeitspausen. Bis 2015 war am selben Platz noch das Büro der Geschäftsleitung untergebracht. Die Niederlassung des weltweiten Anbieters von IT-Services, Beratungsleistungen und Geschäftslösungen ist im Messeturm Mieter des gesamten 16. Stocks mit 1.150 Quadratmetern. Die Erweiterung der Fläche um zusätzliche rund 600 Quadratmetern eine Etage höher nutzte das Unternehmen für eine komplette Neugestaltung der Büroräume. Gemeinsam mit den Experten des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO entwickelte das Beratungsunternehmen ein Bürokonzept, das die Arbeit der Projektteams bestmöglich unterstützt, die abteilungsübergreifende Kommunikation der Mitarbeiter gezielt fördert und insbesondere auch die Mitarbeiterzufriedenheit am Arbeitsplatz steigern sollte.

Dass mit der Umgestaltung diese Ziele auch erreicht wurden, zeigt unter anderem die Entwicklung der Präsenzquoten: Auch für Arbeiten, die sie im Home-Office erledigen könnten, ziehen es viele Mitarbeiter inzwischen vor, ins Büro zu kommen. Der Aufenthaltsraum mit dem attraktiven Ausblick trägt als ein Baustein dazu bei, die Teamkultur im Unternehmen zu stärken. In dem Gesamtkonzept zur Neugestaltung der Tata Bürowelt aber ist er nur ein Beispiel für eine Vielzahl an Maßnahmen zur Schaffung eines attraktiven, multifunktionalen Arbeitsumfelds.

Die Methodik, mit der die Experten des Fraunhofer IAO für Unternehmen zukunftsfähige Bürokonzepte entwickeln, hat sich in der Praxis bewährt. Bild: Fraunhofer IAO

Smarte Office-Lösungen für flexible Arbeitsweisen

Einen festen Schreibtisch für jeden Mitarbeiter gibt es bei Tata nicht mehr. Denn dieses klassische Konzept hat für eine Arbeitsorganisation in dynamischen Teams und mit flexiblen Arbeitszeitmodellen gravierende Nachteile: So steht ein erheblicher Teil der Büros häufig leer, weil Mitarbeiter in Besprechungen oder dienstlich unterwegs sind oder von zuhause aus arbeiten. In der flexiblen Bürowelt des am Fraunhofer IAO entwickelten Multispace-Konzepts dagegen nutzen die Mitarbeiter den gesamten Büroraum gemeinsam. Die für einzelne reservierten und damit häufig vakanten Räume gibt es nicht mehr. Mit einem herkömmlichen Großraumbüro hat das Konzept dennoch kaum etwas gemeinsam. »Kernelement unseres Multispace-Konzepts ist der Mix aus geschlossenen und offenen Flächen, die für unterschiedliche Nutzungen zur Verfügung stehen«, erklärt Mitja Jurecic vom Fraunhofer IAO. Einzelbüros für konzentrierte Stillarbeit oder vertrauliche Telefonate gibt es ebenso wie Bereiche, in denen mehrere Mitarbeiter mit Blickkontakt zueinander arbeiten. Viele Schreibtische sind zudem höhenverstellbar und ermöglichen so Flexibilität auch bei der Arbeitshaltung.

Für Besprechungen und Meetings sind separierte Kommunikationszonen und Besprechungsräume in unterschiedlicher Größe und Ausstattung eingerichtet. Ohne Störung der Kollegen und durch Kollegen ist so ein Vier-Augen-Gespräch ebenso in passender Umgebung möglich, wie intensive Diskussionen bei der Teambesprechung oder die Präsentation von Projektergebnissen in größerer Runde. Dass die Mitarbeiter sich täglich oder sogar mehrmals täglich ihren Arbeitsplatz neu aussuchen können, habe eindeutige Vorteile, so Jurecic: »Je nach ihrem aktuellen Arbeitsauftrag können die Beschäftigten die optimale Büroumgebung wählen. Arbeitet ein kleines Team an einem Auftrag sehr eng zusammen, ist es einfach effizienter, Arbeitsplätze in Sicht- und Sprechweite zu nutzen. Für Tätigkeiten, die hohe Konzentration erfordern, wählen dieselben Mitarbeiter eher einen der Silent-Rooms. Zusätzlich fördert die wechselnde Besetzung der Arbeitsplätze die Kommunikationskultur. Aus der Arbeitsforschung wissen wir heute, wie wichtig sich zufällig ergebende ad hoc-Gespräche für Problemlösung und Innovation sind«.

Damit in neu gestalteten Bürowelten alle Mitarbeiter ihren idealen Arbeitsplatz finden, richten sich die Konzepte auch darauf aus, welche Arbeitstypen vertreten sind. Bild: Fraunhofer IAO

Erfolgsentscheidend ist der richtige Mix

Dass trotz wechselnder Bürozusammensetzung für jeden Mitarbeiter ausreichend freie Plätze zur Auswahl bereitstehen, erfordert sinnvolle Organisation und fachlich fundierte Planung. Bei Tata sind die Mitarbeiter in Abteilungen oder Gruppen mit Mitarbeiterzahlen zwischen 30 und 60 Personen unterteilt. Jede Gruppe hat in der Bürowelt ihre eigene »Heimat«. »Die Grenzen zwischen diesen Gruppenbereichen sind dennoch offen, sodass bei Bedarf oder persönlicher Vorliebe Mitarbeiter jederzeit auch in andere Bürobereiche wechseln können«, betont Dennis Stolze vom Fraunhofer IAO. Neben einer für das Einzelunternehmen geeigneten Organisationsstruktur ist für das Funktionieren von Multispace-Bürokonzepten vor allem auch die Mischung von Art und Anzahl der unterschiedlichen Arbeitsbereiche entscheidend.

Bei der Planung sind drei Aspekte zu berücksichtigen: Erstens die Ziele des Managements, wie Förderung von Kommunikation, verstärkte Teamarbeit oder die Erhöhung von Präsenzphasen. Die Fraunhofer-Forscher führen dazu als erstes Strategieworkshops mit der Geschäftsleitung durch. In sogenannten User-Workshops ermitteln sie dann, wie die Prozesse in der Büroarbeit des Unternehmens ablaufen und welche spezifischen Anforderungen die Mitarbeiter an die Büroumgebung stellen. »Die Ergebnisse verknüpfen wir mit den Erfahrungen anderer Projekte und den Forschungserkenntnissen zur Büroarbeit«, resümiert Stolze. Und schließlich muss das daraus abgeleitete konkrete Umsetzungskonzept auch die räumlichen Voraussetzungen der jeweiligen Immobilie berücksichtigen.

Das Multispace-Konzept zur Bürogestaltung wirkt nicht isoliert, sondern ist integrierter Teil der Arbeitswelt des Unternehmens. Bild: Fraunhofer IAO

Flexible Bürowelten aus dem Baukasten

Auch für Lufthansa entwickelten die Experten von Fraunhofer IAO ein Multispace-Konzept. Dieses sollte allerdings konzernweit an verschiedenen Standorten zum Einsatz kommen können. Auf den ersten Blick widerspricht diese Aufgabenstellung den Grundlagen des Konzepts. Denn die Mischung und Anordnung der verschiedenen Bereiche und Zonen einer Bürowelt ist eben nur unter Berücksichtigung der Anforderungen der Mitarbeiter und der Räumlichkeiten möglich. Das Fraunhofer-Team arbeitete deshalb gemeinsam mit Management und Mitarbeitervertretern des Konzerns einen »Modulbaukasten« aus, der aus einer Reihe von Gestaltungsmodulen besteht. Dazu gehören Silent-Boxes, Netzwerk-Büros, Meeting-Zone oder Teambesprechungsräume. Dieser Modulbaukasten stellt damit passende Grundbausteine zur Verfügung, die an den Standorten für die Neugestaltung der Büros verwendet werden können. Vor Ort werden dazu unter Miteinbeziehung der Mitarbeiter die verschiedenen Module zu einem individuellen Konzept zusammengestellt. » Die Modulauswahl hat sich als umfänglich ausreichend erwiesen, um die unterschiedlichsten Anforderungen der einzelnen Standorte zu erfüllen«, berichtet Stolze. (stw)

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Dennis Stolze
  • Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO
Mitja Jurecic
  • Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO
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