Neue Gesetze, Verordnungen, Vorschriften und Gerichtsentscheide – die Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltungen müssen ihr Wissen und ihre Prozesse laufend up-to-date halten. Vor allem in kleinen Gemeinden ist die Aufgabenvielfalt der Mitarbeiter hoch und gleichzeitig der Weg zu Fortbildung und Erfahrungsaustausch weit. Eine Wissens- und Erfahrungslösung mit einer Lernplattform als zentralem Element soll künftig europaweit den »elektronischen kleinen Dienstweg« in den Amtsstuben so einfach und selbstverständlich machen, wie im Privatleben Facebook, Wikipedia und Co.

Dem Kollegen von der Partnergemeinde hinterher telefonieren, in den Ausführungsbestimmungen der Staatsregierung nachblättern und das eigene Archiv nach ähnlichen Fällen durchforsten. Zudem gilt es, die Newsletter und Hinweise der übergeordneten Abteilungen und Fachämter auszuwerten, zuzuordnen und bei künftigen Entscheidungen mit zu berücksichtigen. Gerade in kleineren Gemeinden, wo einige wenige Mitarbeiter für eine Fülle von Verwaltungsprozessen der unterschiedlichsten Themengebiete zuständig sind, gehört solch ein »Informations-Marathon« mit zum Tagesgeschäft. Und er muss in der Regel zusätzlich zur eigentlichen Aufgabe, der Bearbeitung, Vorbereitung und Entscheidung von oft dringenden Bürgeranliegen absolviert werden. Doch wenn sich schon hier die Anträge bei den Verwaltungsmitarbeitern stapeln, ist die Zeit meist zu »kostbar« für einen Besuch von Weiterbildungsveranstaltungen oder den Erfahrungsaustausch mit Kollegen anderer Gemeinde und Städte.

Betroffen von diesem administrativen »circulus vitiosus« sind nicht vereinzelte Gemeinden, die im Moment unterbesetzt sind. Betroffen sind Dutzende Verwaltungen in den Bezirksebenen und damit Hunderte in jedem Bundesland oder Tausende in Deutschland und anderen Ländern Europas. Im EU-Projekt »EAGLE« entwickeln Forscher des Fraunhofer-Instituts für Offene Kommunikationssysteme FOKUS gemeinsam mit der Dualen Hochschule Baden Württemberg DHBW Heidenheim und weiteren Partnern aus Deutschland, Großbritannien, Irland, Luxemburg, Österreich, Schweiz und Montenegro eine Erfahrungsaustausch- und Lernplattform für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in öffentlichen Verwaltungen. Ihr Ziel ist es, den Beschäftigten in der Administration den Zugang zu relevanten Informationen zu erleichtern und sie bei der effizienten Erledigung von Verwaltungsvorgängen zu unterstützen.

Entwicklung für und mit Verwaltungsmitarbeitern

»Welche Informationen und Lerninhalte den Verwaltungsmitarbeitern in ihrer unmittelbaren Arbeitspraxis am meisten helfen, wissen die Beteiligten am besten selbst“, sagt die wissenschaftliche Projektleiterin Prof. Dr. Sabine Möbs von der DHBW Heidenheim. In einer ersten Projektphase erarbeiteten die Forscher deshalb in Interviews und Workshops mit Bürgermeistern, Amtsleitern und den Mitarbeitern von Pilotgemeinden die Anforderungen und das Grobkonzept des internetgestützten Unterstützungssystems. Die gewünschten Grundfunktionen sind demnach: erstens eine intuitiv nutzbare Lernumgebung, die eine individuelle und bedarfsgerechte Einarbeitung in die verschiedensten Themen ermöglicht. Zweitens eine nutzerfreundliche Unterstützung zum Auffinden der aktuell relevanten Informationen (bislang mussten sich die Verwaltungsmitarbeiter diese aus unterschiedlichsten Systemen selbst zusammensuchen). Und drittens schnelle Möglichkeiten zu persönlichen Anfragen über Gemeindegrenzen hinweg sowie der einfache Erfahrungsaustausch mit Experten.

Die Inhalte der Verwaltungsplattform werden nach dem »Open Educational Resources OER-Prinzip« bereitgestellt: Die Forscher nutzen also frei verfügbare Dokumente und Lernmaterialien, die von den Verwaltungsmitarbeitern zum Großteil selbst erstellt werden (können). Die Plattform bietet ihnen dafür nutzerfreundliche Werkzeuge an. Beispielsweise, um anonymisierte Fallbeispiele für die Kollegen zu dokumentieren oder Erklärungs- und Lerneinheiten zu einzelnen Arbeitsgebieten zu erstellen. »Allen Nutzern wird die Plattform später auch Möglichkeiten zur Lernkontrolle zur Verfügung stellen, damit sie ihr neu erlerntes Wissen überprüfen können«, ergänzt Möbs. Das Besondere dabei: Die Tests werden von Algorithmen der Plattform aus den Lernmaterialien, die die Nutzer erstellt haben, automatisch generiert.

Wissen einfacher finden, dokumentieren, teilen

Damit die Verwaltungsmitarbeiter die auf der Plattform bereitstehenden Inhalte zielgerichtet auffinden und nutzen können, entwickelten die Forscher von Fraunhofer FOKUS zwei speziell für den Verwaltungsbereich optimierte Navigations- und Visualisierungsformen: Dazu gehören zum einen sogenannte Prozesslandkarten. Hier werden alle relevanten Aufgabenbereiche einer Kommunalverwaltung mit ihren Unterthemen übersichtlich dargestellt. Die Prozesslandkarte »Kinder und Jugendliche« zum Beispiel listet unter anderem die Unterthemen »Verträge für Jugendhilfeeinrichtungen«, »Unterhaltsvorschuss«, »Elterngeld« oder »Jugendgerichtshilfe« auf. Wählt der Nutzer eines davon aus, erhält er direkt eine Übersicht der dazu vorhandenen Dokumente und Lerninhalte angezeigt.

»Prozesslandkarten helfen den Mitarbeitern, sich mit ihrer aktuellen Aufgabe in der Leistungslandschaft einer Verwaltung zu verorten und die dafür relevanten Lern- und Wissensinhalte aufzufinden«, erläutert Petra Steffens vom Fraunhofer FOKUS. Zum anderen bietet die Plattform auch sogenannte Argumentationskarten an. Auch sie dienen der Unterstützung bei der schnellen Informationssuche. »Dieses Tool unterstützt die Verwaltungsmitarbeiter dabei, Entscheidungswege zu dokumentieren und auf der Plattform zu hinterlegen, so dass bei der Bearbeitung ähnlich gelagerter Fälle auf frühere Erfahrungen zurückgegriffen werden kann«, so Steffens . Hier werden also alle vorgangsrelevanten Dokumente, Entscheidungen und Bearbeitungsabläufe übersichtlich dargestellt und mit entsprechenden rechtlichen Grundlagen sowie weiteren Hintergrundinformationen verlinkt.

Praxiseinführung als Teil der Projektumsetzung

Die EAGLE-Plattform wird derzeit unter Federführung von Fraunhofer FOKUS in Kooperation mit den Projektpartnern Luxembourg Institute of Science and Technology (LIST) und Salzburgresearch (SRFG) technisch realisiert. Sie basiert auf Prinzipien und Konzepten Offener Daten und dem sogenannten »semantischen Web«, das durch die Verknüpfung sinnverwandter Daten eine einfachere und gezielte Nutzung von Informationen aus dem im Internet ermöglichen will. Die Gemeinden sollen möglichst einfach und zügig in die Nutzung der neuen Wissens- und Austauschplattform einsteigen können. »Ein Höchstmaß an Benutzerfreundlichkeit ist daher unser oberstes Gebot. Dazu zählt insbesondere die gezielte Unterstützung der Gemeinden im Bereich Change Management«, sagt Möbs. Die Vernetzung der Gemeinden und der Austausch von Erfahrungen auch über Ländergrenzen wird maßgeblich durch den dritten deutschen Partner, die Hochschule Ruhr-West, vorangetrieben.

Mit eigenen, auf der Plattform eingestellten Inhalten stellen die Forscher derzeit die Nutzerfreundlichkeit ihres Konzepts unter Beweis: Verwaltungen, die das System bei sich einführen wollen, lernen damit vom ersten Tag an, wie sie die Plattform optimal für sich nutzen können, um zu lernen und den Wissensaustausch zu beschleunigen. Zusätzlich vermitteln spezielle »Einstiegsinhalte« die Grundlagen zur Umsetzung des Change Managements, das die erfolgreiche Integration der Plattform in den Alltag sichert. »Interessierte Gemeinden können sich schon jetzt für die kommende Testphase anmelden und damit die weitere Entwicklung der Plattform aktiv mitgestalten«, erklärt Möbs.(stw)

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Petra Steffens
  • Fraunhofer-Institut für Offene Kommunikationssysteme FOKUS
Prof. Dr.  Sabine Möbs
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